مهام ومسؤوليات رئيس اتحاد الملاك

مهام رئيس اتحاد الملاك وصلاحياته في النظام

يضع النظام ولائحته التنفيذية الإطار العام، ويفصّل النظام الأساسي لكل جمعية قواعد عمل الجمعية العامة والمدير وصلاحياته وقواعد التوقيع على العقود. لذلك ارجع دائماً إلى النظام الأساسي لجمعيتك. وتمنح اللائحة المدير صلاحية تمثيل الجمعية لدى الجهات الحكومية والخاصة، ما لم يُسند النظام الأساسي ذلك لغيره.

رئاسة الجمعية العامة ومتابعة قراراتها

تنعقد الجمعية العامة بدعوة من رئيسها وفق قواعد النظام الأساسي، ويجب أن تنعقد مرة على الأقل كل سنة خلال الأشهر الثلاثة التالية لنهاية السنة المالية. ويجوز دعوتها في أي وقت بطلب من المدير أو مراجع الحسابات أو ملاك يمثلون نصف عدد الوحدات على الأقل. ويرأس الرئيس الاجتماع ثم يتابع تنفيذ ما تقرره الجمعية حتى يُنجز.

• الدعوة إلى الاجتماعات بالتنسيق مع المدير
• توثيق القرارات في محضر
• إبلاغ الملاك بما نُفّذ

صيانة الأجزاء المشتركة والتعامل مع المقاولين

تمنح اللائحة المدير صلاحية توفير المواد والخدمات والأعمال اللازمة للعقار وصيانته، والإشراف على العاملين والمقاولين المتعاقد معهم. ويتابع الرئيس هذا العمل نيابة عن الملاك: هل تُغلق البلاغات في وقت معقول؟ وهل تلتزم شركة الصيانة بعقدها؟ اقرأ عن طلبات الصيانة.

الميزانية والاشتراكات

يعدّ المدير مشروع ميزانية سنوية تشمل تكاليف إدارة العقار وصيانة الأجزاء المشتركة، وتناقشها الجمعية العامة وتعتمدها. ويحصّل المدير اشتراكات الملاك ويصرف من الميزانية المعتمدة وفق صلاحياته. ويشترك كل مالك في التكاليف بقدر نسبة مساحة وحدته إلى إجمالي مساحة الوحدات، وتودَع أموالها في حساب مصرفي باسمها. التفاصيل في دليل رسوم اتحاد الملاك.

السجلات والحسابات والتقارير

تُلزم اللائحة بالاحتفاظ بمحاضر اجتماعات الجمعية العامة ودفاتر حسابات مفصلة للمبالغ المستحقة على الملاك والغير، ويحق لكل مالك طلب الاطلاع عليها. ويعدّ المدير خلال ثلاثة أشهر من نهاية السنة المالية قوائم مالية وتقريراً عن نشاط الجمعية ومركزها المالي، ويزوّد الهيئة وكل مالك بنسخة منها خلال شهر من إعدادها. ويلزم تعيين مراجع حسابات مرخص إذا بلغ العقار مئة وحدة فأكثر أو تجاوزت موجودات الجمعية مليون ريال.

ما الذي لا يملكه الرئيس دون الجمعية العامة؟

الجمعية العامة هي صاحبة الاختصاص في شؤون الجمعية، وتصح قراراتها بموافقة ملاك تمثل ملكيتهم ثلاثة أرباع إجمالي مساحة الوحدات على الأقل، ما لم يشترط النظام الأساسي نسبة أعلى. لذلك لا ينفرد الرئيس ولا المدير بأمور منها:

• اعتماد الميزانية السنوية وتقرير المدير والقوائم المالية
• تعيين المدير ومراجع الحسابات وتحديد أجورهما، وإبراء ذمة المدير
• تعديل النظام الأساسي للجمعية
• أي تعديل في الشكل الخارجي للعقار، أو عمل يزيد في قيمته
• تكوين مبلغ احتياطي لتكاليف تتجاوز الميزانية، بحسب النظام الأساسي
• استثمار الأجزاء المشتركة، إذ يُشترط تصويت الأعضاء على قرار الاستثمار قبل توثيق عقود تأجيرها

المساءلة ومدة الرئاسة

مدة الرئيس ثلاث سنوات قابلة للتجديد. أما عزله أو استبداله قبل نهاية مدته فلا يفصّله النظام، ويُرجع فيه إلى النظام الأساسي للجمعية وإلى الإجراءات التي تعلنها الهيئة عبر منصة ملاك. وعلى جانب الإدارة، يكون المدير مسؤولاً عن تعويض الجمعية أو الملاك عن الضرر الناتج عن مخالفته النظام أو النظام الأساسي، ويجب أن يعمل بأمانة دون تعارض في المصالح.

وللهيئة أن تُخطر المدير المقصّر بمعالجة تقصيره. والقاعدة العملية: كل قرار مهم يمر بالجمعية العامة ويُوثَّق في محضر.

قائمة عمل رئيس الاتحاد الناجح

يحدد النظام الحد الأدنى، أما ما يميز الرئيس الجيد فهو الانتظام. هذه قائمة مقترحة، وليست متطلباً نظامياً، تُكيَّف بحسب حجم الاتحاد.

كل أسبوع

• مراجعة البلاغات المفتوحة والمتأخرة عن مستوى الخدمة المتفق عليه
• جولة سريعة على المداخل والمصاعد والمواقف والمرافق
• متابعة ما وعد به المقاول أو شركة الصيانة
• الرد على استفسارات الملاك المعلّقة

كل شهر

• مطابقة الاشتراكات المحصّلة مع المستحق وتحديد المتأخرين
• مراجعة المصروفات مقابل الميزانية المعتمدة
• اجتماع قصير مع المدير أو شركة الصيانة
• نشر ملخص شهري للملاك بما أُنجز وما بقي

كل سنة

• التأكد من إعداد القوائم المالية والتقرير خلال ثلاثة أشهر من نهاية السنة المالية
• الدعوة إلى اجتماع الجمعية العامة السنوي في موعده
• مناقشة مشروع ميزانية السنة التالية مع المدير قبل عرضه
• مراجعة عقود الصيانة والنظافة والحراسة قبل تجديدها

التواصل مع الملاك والشفافية

كثير من الخلافات لا يبدأ من المال، بل من غياب المعلومة؛ فالمالك الذي لا يعرف أين ذهب اشتراكه يفترض الأسوأ. ويدعم النظام مبدأ الشفافية: لكل مالك حق الاطلاع على دفاتر الجمعية، ويتلقى نسخة من القوائم المالية والتقرير السنوي، وتكون مراسلات الجمعية العامة وتقاريرها باللغة العربية مع جواز إضافة لغة أخرى.

• قناة رسمية واحدة للإعلانات بدل الرسائل المتفرقة
• تقارير بمواعيد ثابتة يعرفها الجميع
• فصل البلاغات عن النقاش: البلاغ يُرفع ويُتابع، ولا يضيع في المحادثة
• إعلان القرارات بعد الاجتماع مباشرة مع ما يترتب عليها

التعامل مع الملاك المتأخرين عن السداد

يُلزم النظام كل مالك بدفع اشتراكه في تكاليف إدارة العقار وصيانة الأجزاء المشتركة، ولا يعفيه التخلي عن حصته في الأجزاء المشتركة من ذلك. ويحدد النظام الأساسي قواعد مبلغ الاشتراكات وآلية سدادها.

وتجنّب العقوبات المرتجلة، كمنع المالك من الأجزاء المشتركة؛ فالنظام لا يجيز للجمعية تقييد حق المالك في الانتفاع بوحدته أو بالأجزاء المشتركة في حدود ما أُعدّت له. والأسلم أن تسير الحالة بخطوات موثقة:

1. تأكد أن المبلغ مستحق فعلاً: مبني على ميزانية معتمدة وقواعد النظام الأساسي، ومحسوب بنسبة مساحة الوحدة.
2. ذكّر المالك كتابياً بالمبلغ وموعده، واحفظ نسخة من كل إشعار.
3. استمع للسبب؛ فبعض التأخر سببه خطأ في البيانات أو انتقال ملكية لم يُحدَّث.
4. اعرض الحالة على الجمعية العامة أو وفق ما يحدده النظام الأساسي.
5. عند الحاجة اسلك الطريق النظامي: ينص النظام على أن قرارات المدير وعقوده المتعلقة بالعقار، في حدود صلاحياته، تصبح بعد اعتمادها من الهيئة سنداً تنفيذياً في مواجهة الملاك وفق نظام التنفيذ. واستشر مختصاً قانونياً أولاً.

تسليم المهام لرئيس جديد دون ضياع البيانات

تنتهي مدة الرئيس بعد ثلاث سنوات ما لم تُجدَّد، وقد يتغير المدير كذلك. والخطر أن تبقى البيانات في جوال الرئيس السابق. والجمعية بعد تسجيلها شخصية معنوية مستقلة لها ذمة مالية مستقلة، فالسجلات والحسابات ملك للجمعية لا للأشخاص. تأكد من تسليم ما يلي:

• سجل الوحدات والملاك والحصص محدَّثاً
• محاضر الجمعية العامة وقراراتها
• دفاتر الحسابات والمبالغ المستحقة على الملاك
• عقود الصيانة والخدمات وضماناتها ومواعيد تجديدها
• البلاغات المفتوحة وحالة كل منها
• تحديث بيانات الرئيس والصلاحيات في الحساب المصرفي والمنصات الإلكترونية