نظام اتحاد الملاك في السعودية

متى يجب تأسيس اتحاد الملاك وتسجيله؟

يُلزم النظام ملاك الوحدات المفرزة في عقار مشترك بتأسيس جمعية ملاك إذا بلغ عددهم ثلاثة فأكثر، وتسجيلها لدى الهيئة العامة للعقار. وفي البيع على الخارطة يكون التسجيل من تاريخ البدء في تسليم الوحدة الثانية. ولا تكتسب الجمعية الشخصية المعنوية والذمة المالية المستقلة إلا بعد تسجيلها.

ويتم التسجيل عملياً عبر منصة ملاك التابعة للهيئة، وفيها أيضاً الانضمام إلى الجمعية وتسجيل الوحدات والترشح لرئاستها. وتتلخص الخطوات النظامية فيما يلي:

1. جمع بيانات العقار المشترك ووحداته وملاكها، ومنها العنوان الوطني ورقم صك الملكية.
2. إعداد النظام الأساسي للجمعية، فوجوده شرط لتسجيلها.
3. تقديم طلب التسجيل عبر منصة ملاك خلال ثلاثين يوماً من التأسيس، مع أسماء أعضاء الجمعية العامة.
4. دعوة الجمعية العامة لاجتماعها الأول للنظر في النظام الأساسي وانتخاب الرئيس وتعيين المدير.

الفرق بين نظام اتحاد الملاك (اللائحة) ونظام إدارة اتحاد الملاك (البرنامج)

كلمة «نظام» في العربية تحمل معنيين، ولهذا يختلط الأمران على كثيرين. نظام اتحاد الملاك بمعناه القانوني هو النظام الصادر بمرسوم ولائحته: يحدد من عليه تأسيس الجمعية، وأجهزتها، وكيف تُتخذ قراراتها، وما على كل مالك. أما نظام إدارة اتحاد الملاك فهو برنامج يستخدمه الاتحاد لعمله اليومي: سجل الوحدات والملاك، وبلاغات الصيانة، وحجوزات المرافق، والتواصل مع السكان.

النظام القانوني يقول ماذا يجب، والبرنامج يساعد على كيف يتم. فالنظام يكلّف المدير بالصيانة والإشراف على المقاولين، لكنه لا يحدد كيف يصل بلاغ تسرّب المياه من الساكن إلى الفني ويُتابَع حتى الإغلاق. وفي المقابل تبقى الإجراءات النظامية، كالتسجيل وانتخاب الرئيس واعتماد الرسوم، في منصة ملاك ولدى الهيئة، ولا يحل محلها أي برنامج خاص.

• نظام اتحاد الملاك (اللائحة): تشريع ملزم يحدد الحقوق والواجبات وأجهزة الجمعية.
• منصة ملاك: المنصة الرسمية للهيئة لتسجيل الجمعيات والوحدات وإجراءاتها النظامية.
• نظام إدارة اتحاد الملاك (البرنامج): أداة يختارها الاتحاد لعمله اليومي.

أجهزة اتحاد الملاك وصلاحياتها

يوزع النظام ولائحته الصلاحيات بين أجهزة الجمعية، ويكمّل النظام الأساسي التفاصيل كنصاب الاجتماعات.

الجمعية العامة

تتكون من جميع الملاك، ومن اختصاصاتها اعتماد تقرير المدير والميزانية السنوية، وتعيين المدير ومراجع الحسابات وتحديد أجورهما، وإبراء ذمة المدير، وتعديل النظام الأساسي. وتنعقد مرة على الأقل سنوياً خلال الأشهر الثلاثة التالية لنهاية السنة المالية، وتصح قراراتها بموافقة ملاك تمثل ملكيتهم ثلاثة أرباع إجمالي مساحة الوحدات المفرزة على الأقل، ما لم ينص النظام الأساسي على نسبة أعلى.

رئيس الجمعية

تنتخبه الجمعية العامة من أعضائها لثلاث سنوات قابلة للتجديد، ويرأس اجتماعاتها ويتابع قراراتها. وتوضح منصة ملاك أنه لا ينفرد بتحديد الرسوم أو تعديل النظام الأساسي. وللتفصيل راجع مهام رئيس اتحاد الملاك.

مدير العقار

يدير العقار المشترك مدير من الملاك أو من غيرهم، ومن صلاحياته توفير خدمات الصيانة والإشراف على المقاولين، وتحصيل اشتراكات الملاك، والصرف من الميزانية المعتمدة، وتمثيل الجمعية. ويُعد مشروع الميزانية والقوائم المالية ويزوّد الهيئة وكل مالك بنسخة منها. وتشير منصة ملاك إلى أنه يلزم أن يكون مرخصاً.

مراجع الحسابات

تُلزم اللائحة الجمعية بتعيين مراجع حسابات مرخص إذا ضم العقار مئة وحدة مفرزة فأكثر، أو تجاوزت موجودات الجمعية مليون ريال.

التزامات الملاك: الاشتراكات والمصروفات

يُلزم النظام كل مالك بدفع اشتراكه في تكاليف إدارة العقار المشترك وصيانة أجزائه المشتركة، ولا يحق له التخلي عن حصته في الأجزاء المشتركة ليتخلص منها. ويساهم كل مالك بقدر نسبة مساحة وحدته إلى إجمالي مساحة الوحدات المفرزة، ويجوز أن تختلف المساهمة باختلاف نوع الاستعمال في العقار متعدد الاستعمالات.

ويُعد امتلاك وحدة في عقار له جمعية ملاك قبولاً بنظامها الأساسي والتزاماً بقرارات جمعيتها العامة. وإذا أجّر المالك وحدته بقي ملتزماً أمام الجمعية ما لم يتفق مع المستأجر على غير ذلك. وللتفصيل راجع دليل رسوم اتحاد الملاك.

• موارد الجمعية: اشتراكات الملاك، والتبرعات والهبات والوصايا والأوقاف، وعوائد الاستثمار.
• تُودَع أموال الجمعية في حساب مصرفي باسمها لدى بنك مرخص في المملكة.
• يحق لكل مالك طلب الاطلاع على محاضر الاجتماعات ودفاتر الحسابات.

كيف تُعالج الخلافات في اتحاد الملاك؟

لا يضع النظام إجراءً واحداً لكل خلاف، بل يوزع الأدوات بين النظام الأساسي والجمعية العامة والهيئة والقضاء. فأغلب الخلافات اليومية، كاستعمال المرافق وقواعد السلوك، يحسمها النظام الأساسي وقرارات الجمعية العامة الملزمة لجميع الملاك. وفي النزاعات الكبيرة استشر محامياً مرخصاً، فهذا الدليل للتوعية العامة.

• قوة التنفيذ: قرارات المدير وعقوده المتعلقة بالعقار المشترك، في حدود صلاحياته، تصبح بعد اعتمادها من الهيئة سنداً تنفيذياً في مواجهة الملاك وفق نظام التنفيذ، وهذا مهم عند التأخر في سداد الاشتراكات.
• دور الهيئة: للهيئة أن توفد مندوباً لحضور اجتماعات الجمعية العامة، وأن تتخذ ما تراه إذا تعذر انعقادها، وأن تُخطر المدير بأي تقصير وتطلب معالجته.
• المسؤولية: يعوّض المدير عن الضرر الناتج عن مخالفته النظام أو النظام الأساسي.
• القضاء: يبقى للمتضرر اللجوء إلى المحكمة المختصة، كما في إعادة فرز العقار.

من النظام إلى التطبيق: خطوات عملية لرئيس الاتحاد

خطوات تساعد رئيس الاتحاد ومجلسه على تطبيق النظام كل يوم، وللصورة الكاملة راجع الدليل الشامل لاتحاد الملاك:

1. تأكد من تسجيل الجمعية في منصة ملاك وتحديث بيانات الملاك والوحدات فيها.
2. اقرأ النظام الأساسي لجمعيتك، فهو يحدد قواعد الاجتماعات ونصابها وصلاحيات المدير.
3. اطلب من المدير إعداد مشروع الميزانية السنوية واعرضه على الجمعية العامة.
4. احرص على انعقاد الجمعية العامة سنوياً في موعدها، واحفظ محاضرها.
5. أدِر العمل اليومي، من الصيانة إلى الحجوزات، في نظام إدارة واحد يراه المجلس والملاك.