كيف تؤسس اتحاد ملاك خطوة بخطوة

المتطلبات قبل البدء

قبل أن تفتح منصة ملاك، تأكد أن العقار جاهز نظامياً، فأغلب التأخير في التسجيل سببه نقص في الصكوك أو البيانات لا في المنصة نفسها.

فرز الوحدات وصكوكها

لا تقوم جمعية الملاك إلا في عقار مفرز إلى وحدات مستقلة، لكل منها صك ملكية أو قيد في السجل العقاري. فإن لم يكن العقار مفرزاً بعد، فالخطوة الأولى هي فرزه عبر منصة الفرز الإلكترونية، وبحسب دليل خدمات الهيئة تُسجَّل الجمعية إلكترونياً بعد إصدار الصكوك أو السجلات العقارية للوحدات.

ما تشترطه اللائحة للتسجيل

حددت المادة العاشرة من اللائحة التنفيذية، بعد تعديلها عام 1445هـ، ما يلزم لتسجيل الجمعية:

• بيانات ملاك الوحدات المفرزة ومن يمثلهم إن وُجدوا.
• بيانات العقار المشترك، ومنها العنوان الوطني ورقم صك الملكية ورقم العقار في السجل العقاري.
• النظام الأساسي للجمعية، وتوافره شرط للتسجيل، وقد أصدرت الهيئة نظاماً أساسياً استرشادياً يمكن للملاك اعتماده.
• أسماء أعضاء الجمعية العامة وقت التسجيل، وأي متطلب آخر تحدده الهيئة.

خطوات تسجيل اتحاد الملاك في منصة ملاك

يتم تسجيل اتحاد الملاك إلكترونياً عبر منصة ملاك التابعة للهيئة العامة للعقار. وتلخّص الخطوات التالية ما يذكره دليل خدمات جمعيات الملاك الصادر عن الهيئة (نسخة يناير 2025)، وقد تتغير الشاشات والمسميات، فارجع إلى المنصة قبل البدء.

1. أنشئ حساباً في صفحة جمعيات الملاك على منصة ملاك؛ التسجيل فوري.
2. اختر خدمة «إنشاء جمعية جديدة» إذا كان العقار مفرزاً وصدرت صكوكه، وأدخل صك الملكية.
3. حدّد موقع العقار بعد التحقق من الصك، ثم أدخل البيانات المطلوبة عن العقار والملاك.
4. ادعُ بقية الملاك إلى الانضمام: يدخل كل مالك صك وحدته أو قيدها في السجل العقاري، فيُتحقق منه إلكترونياً، ثم يوافق على الانضمام.
5. قدّم الطلب خلال ثلاثين يوماً من التأسيس، وإلا جاز لأي مالك أن يتقدم بطلب التسجيل بنفسه.
6. تابع اعتماد الجمعية، ثم اطلب الرقم الموحد (700) من حساب الرئيس أو مدير العقار بعد اعتمادها.

الجمعية العامة الأولى: انتخاب الرئيس وتعيين المدير

الجمعية العامة هي جميع الملاك، وهي صاحبة القرار في كل ما يخص الاتحاد. وتلزم اللائحة من تقدم بطلب التسجيل أن يدعو جميع أعضاء الجمعية العامة خلال خمسة أيام من تاريخ تسجيل الجمعية، على ألا تقل المدة بين الدعوة والانعقاد عن خمسة أيام.

جدول أعمال الاجتماع الأول

تنظر الجمعية العامة في اجتماعها الأول وتقرر في أربعة موضوعات:

• النظام الأساسي للجمعية.
• انتخاب رئيس الجمعية.
• تعيين مدير العقار، ما لم يُتفق على تأجيله إلى الاجتماع الثاني.
• الأعمال والنفقات التي اقتضاها التأسيس.

رئيس الاتحاد ومدير العقار

تنتخب الجمعية العامة رئيساً من بين أعضائها يرأس اجتماعاتها ويتابع قراراتها، ومدة رئاسته ثلاث سنوات قابلة للتجديد. وفي منصة ملاك يترشح المالك للرئاسة من لوحة حسابه، ويصوّت الملاك إلكترونياً.

أما مدير العقار فيتولى الإدارة اليومية: الصيانة، والتعاقد مع الشركات، وتحصيل الاشتراكات، والصرف من الميزانية المعتمدة. وقد يكون من الملاك أو من غيرهم. وبحسب دليل الخدمات يرشّح الرئيس مديرين، ويوافق المدير بعد وصول الإشعار، ثم يصوّت الملاك ويُعيَّن بالأغلبية. ويتطلب الدليل من المدير الفرد شهادة من المعهد العقاري، ومن المنشأة سجلاً تجارياً وشهادة من المعهد العقاري لمديرها.

وتكون قرارات الجمعية العامة صحيحة إذا وافق عليها ملاك تمثل ملكيتهم ثلاثة أرباع مساحة الوحدات المفرزة على الأقل، ما لم ينص النظام الأساسي على نسبة أعلى.

الميزانية والاشتراكات والحساب البنكي

يُعد مدير العقار مشروع ميزانية سنوية تشمل تكاليف الإدارة وصيانة الأجزاء المشتركة، وتعتمدها الجمعية العامة. والسنة المالية اثنا عشر شهراً، ويجوز أن تكون السنة الأولى بين ستة أشهر وثمانية عشر شهراً من تاريخ التسجيل.

ويشترك كل مالك في التكاليف بقدر نسبة مساحة وحدته إلى إجمالي مساحة الوحدات المفرزة، ويجوز أن تختلف المساهمة باختلاف استعمال الوحدة في العقار متعدد الاستعمالات. ولا يجوز لمالك أن يتخلى عن حصته في الأجزاء المشتركة ليتهرب من الاشتراك. وللتوسع في حساب الاشتراكات راجع دليل رسوم اتحاد الملاك.

• الحساب البنكي: تفتح الجمعية حساباً باسمها في بنك مرخص داخل المملكة وتودع فيه جميع أموالها، وتذكر الهيئة فتح الحسابات البنكية ضمن خدمات منصة ملاك.
• مراجع الحسابات: يلزم تعيين مراجع مرخص إذا بلغ العقار مئة وحدة مفرزة فأكثر، أو تجاوزت موجودات الجمعية مليون ريال.
• المبلغ الاحتياطي: للجمعية العامة أن تقرر تكوين احتياطي لمواجهة ما يتجاوز الميزانية المعتمدة.

بعد التسجيل: قائمة أول 30 يوماً

التسجيل يمنح الاتحاد وجوداً نظامياً، لكن ثقة الملاك تُبنى في الأسابيع الأولى. هذه قائمة عملية يبدأ بها الرئيس والمدير:

1. سجل الوحدات والملاك: سجل واحد محدَّث بكل وحدة ومالكها وحصتها وساكنها، يطابق ما في منصة ملاك.
2. قناة تواصل رسمية: قناة واحدة للطلبات والإشعارات بدل الرسائل المتفرقة.
3. عقود الصيانة: حصر عقود المصاعد والنظافة والحراسة ومكافحة الحريق، وتجديد ما يلزم بقرار موثق.
4. قواعد المرافق المشتركة: أوقات وشروط واضحة للقاعة والمسبح والملاعب، معتمدة من الجمعية العامة.
5. تحصيل الاشتراكات: إشعار كل مالك بمبلغ اشتراكه وطريقة السداد إلى حساب الجمعية البنكي.
6. المحاضر والدفاتر: تحفظ الجمعية محاضر اجتماعاتها ودفاتر حسابات مفصلة، ولكل مالك حق الاطلاع عليها.

أخطاء شائعة عند تأسيس اتحاد الملاك

تتكرر الأخطاء نفسها في أغلب الاتحادات الجديدة، وتجنبها من البداية أسهل كثيراً من إصلاحها بعد أن تتراكم الخلافات:

• تأخير التسجيل بانتظار موافقة الجميع، مع أن النظام يحدد مهلة ثلاثين يوماً ويجيز لأي مالك التقدم.
• نسخ نظام أساسي دون قراءته؛ فهو الذي يحدد النصاب وصلاحيات المدير وقواعد الاشتراكات.
• الخلط بين الرئيس والمدير، فيتحمل الرئيس أعمال الإدارة اليومية دون تفويض واضح.
• الصرف قبل اعتماد الميزانية أو من حساب شخصي بدل حساب الجمعية.
• إدارة الطلبات في مجموعة محادثة بلا سجل، فيضيع أثر الوعود والقرارات عند تغيّر المجلس.